Säg hej till högen av kunddata som bara… ligger där. Oavsett hur snyggt ditt CRM-system är – HubSpot, Salesforce eller kanske Lime – så kan själva datan släpa efter. Det kan kännas lite som att städa garaget: du vet att det måste göras, men det är så lätt att skjuta på det. Men här är grejen: slarvig eller gammal data gör att du kan missa både leads och lojala kunder. Och det är ju faktiskt ganska surt. Så, hur fixar man datatvätt och kvalitet utan att fastna i Excel-ångest eller tappa hoppet?
”Dammsuga” CRM:t – varför bry sig egentligen?
Du kanske tänker: ”Så noga kan det väl inte vara?” Men fel! Det räcker med några felstavade mejladresser, gamla kontaktpersoner eller dubletter för att automatiserade utskick ska fastna, säljteamet ska jaga fel personer, eller rapporterna ska visa siffror du inte kan lita på. Det är lite som att försöka baka kanelbullar med gammal jäst och fel mjöl – resultatet blir sällan någon hit.
Ett smutsigt CRM gör att processer haltar, och det kan till och med sabotera kundresan. Kanske skickas viktig information till fel mejl, eller så missar ni att följa upp på en het lead för att den försvann i mängden. Slarvig data drabbar också samarbetet – plötsligt sitter marknad och sälj och jobbar mot olika listor, eller så får kunden dubbla utskick från olika håll. Allt det här leder till att man tappar förtroende, både internt och externt. Och ärligt talat, ingen gillar när det blir rörigt i systemen – det tar tid, skapar frustration och gör att folk till sist hittar egna genvägar utanför CRM:et.
Datatvätt: Det låter trist, men räddar festen
Okej, själva ordet ”datatvätt” låter ungefär lika kul som att rensa avloppet. Men gör du det rätt, så blir hela CRM-systemet som nytt igen. Det handlar om att rensa, rätta och strukturera informationen så att den verkligen funkar. Typ som att byta ut trasiga lampor innan gästerna kommer.
En ordentlig datatvätt gör också att du kan lita på dina rapporter och analyser, vilket är guld värt när du ska fatta beslut. Plötsligt går det snabbare att hitta rätt kontaktperson, segmentera målgrupper och göra smartare utskick. Det är som att städa inför en fest – när allt är på rätt plats känner alla sig välkomna, och du slipper pinsamma missar. Dessutom blir det lättare att följa upp på gamla kunder, återaktivera slumrande leads och bygga långsiktiga relationer. Med en ren databas slipper du också onödig stress inför revisioner eller när GDPR-frågor dyker upp.
Det finns några smarta knep och verktyg för att få fart på datatvätten:
- Automatiserade verktyg: HubSpot och Salesforce har inbyggda funktioner för att hitta dubletter och fel. Ta hjälp av dem – de är smartare än man tror. Sätt gärna upp automatiska notifieringar när något ser konstigt ut, så blir det lättare att agera direkt.
- Manualen funkar ibland: Ja, ibland måste någon faktiskt gå igenom listor för hand. Det är lite som att sortera tvätten innan maskinen körs – all automation i världen kan missa en röd strumpa bland de vita. Att ha någon som regelbundet tittar över datan är ofta värt tiden det tar.
- Google Sheets för snabbfix: Exportera ut kontakterna, kör en snabbrensning med filter och formler, och importera tillbaka. Inte alltid snyggt, men det gör jobbet. Särskilt bra när du snabbt vill se mönster, eller när du behöver göra en engångsinsats för att städa upp större mängder data.
Inte bara rensa – bygg in kvalitet direkt
Datatvätt är toppen, men ännu bättre är att slippa göra det så ofta. Här gäller det att vara lite smart från början. Fundera på: Hur kommer nya kontakter in? Kan du sätta upp kontroller som stoppar felaktiga mejladresser? Eller kanske skapa obligatoriska fält för viktiga uppgifter? Det finns faktiskt stöd för detta i de flesta moderna CRM-system.
Du kan till exempel använda valideringsregler för att förhindra att någon råkar lägga in en kontakt utan telefonnummer eller med en trasig mejladress. Fundera också på om ni behöver godkännandeprocesser för vissa typer av data, eller om det går att automatisera påminnelser när information saknas. Många CRM-system kan till och med integreras med andra verktyg så att data fylls i rätt från början. Glöm inte heller att dokumentera era rutiner – en enkel checklista eller en kort utbildningsvideo kan rädda mycket. Sätt gärna upp en intern chattkanal där man snabbt kan fråga om oklarheter, så minskar risken för slarv.
Lägg gärna tid på att utbilda teamet. Alla har slarvat med att lägga in info någon gång – men det är lättare att undvika när man förstår varför det spelar roll. Och ja, vissa tar det på allvar först när de själva får ringa upp någon och inse att kontaktuppgifterna leder till en gammal kollega som slutade för två år sen… Att lyfta fram verkliga exempel och visa effekterna av dålig data kan göra underverk för engagemanget. Satsa på löpande återkoppling och ge beröm när någon tänker till lite extra kring datakvalitet.
CRM-data och GDPR – en klurig dans
Okej, nu blir det lite byråkrati. Men GDPR är inget att skoja bort. Att ha koll på vem som samtyckt till vad, och kunna radera personuppgifter på begäran, är faktiskt en hygienfaktor nu. Många CRM-system har smidiga funktioner för detta – kolla in HubSpots GDPR-verktyg eller SuperOffice för tydliga spår. Missar du detta kan det bli dyrt, både i böter och förtroende.
Det handlar inte bara om lagar och regler, utan också om att visa respekt för dina kunders integritet. Med rätt funktioner på plats kan du enkelt hantera samtycken, skicka ut information om lagring och snabbt anonymisera eller ta bort data om någon begär det. Det ger trygghet både internt och externt, och gör det lättare att agera proaktivt om någon ställer frågor. Kom ihåg att GDPR-efterlevnad även innebär att du regelbundet ska granska och uppdatera dina processer – och att dokumentera allt du gör. En ordentlig rutin för detta gör dessutom att du slipper panik om det plötsligt kommer en begäran eller en revision från Datainspektionen.
När datan lever sitt eget liv – och hur du tar tillbaka kontrollen
Ibland känns det som att datan bara växer okontrollerat, lite som ogräs i trädgården. Men med rätt vanor och verktyg slipper du panikrensa när säljchefen vill ha en rapport innan lunch. Sätt upp schemalagda datakontroller – kanske varje kvartal – och låt någon ha huvudansvar. Det behöver inte vara krångligt, bara regelbundet.
Testa gärna att skapa enkla checklistor för vad som ska gås igenom – t.ex. att leta upp dubletter, kontrollera att obligatoriska fält är ifyllda och rensa bort gamla kontakter. Många CRM-system har rapporter eller dashboards som gör detta överskådligt. Det kan också vara smart att koppla datastädning till andra rutiner, som månadsrapporter eller onboarding av nya medarbetare. Glöm inte att involvera teamet och gör det till något ni löser tillsammans, istället för att det bara blir en tråkig syssla för någon ensam stackare.
Och du, glöm inte att fira små segrar! Bjud på kaffe när ni tagit bort 500 dubletter eller har 100% ifyllda mejladresser. För ibland är just de små stegen skillnaden mellan ett CRM som bara tar plats och ett som faktiskt hjälper dig vinna affärer. Små belöningar och synliggörande av resultaten kan göra stor skillnad för motivationen och känslan av att ni faktiskt gör framsteg – även när arbetet känns monotoniskt. Till sist blir det en naturlig del av vardagen och ni kan fokusera på det roliga: att skapa värde för kunder och kollegor.
